Cette situation vous est sûrement déjà arrivée : vous vous installez dans une salle de cours, de conférence ou de réunion. La personne qui anime la rencontre affiche à l’écran sa présentation PowerPoint et là, frustration : le texte est si petit et touffu que vous ne parvenez pas à lire une seule ligne. Qui plus est, à force d’essayer de déchiffrer ce qui est écrit, vous vous rendez compte que vous n’écoutez pas du tout ce que la personne dit.
Nous avons peut-être tendance à l’oublier, mais la présentation PowerPoint est un complément visuel. Elle remplace le tableau noir, les acétates et les affiches. Nul besoin de tout y écrire. Elle est là pour attirer l’attention de l’auditoire. Elle ne doit pas être une source de distraction. D’accord, c’est bien beau tout ça, mais comment s’y prendre pour créer une présentation efficace?
Dans ce billet, je vous résume les principaux conseils que j’ai glanés sur Internet, suivis de quelques sources, si vous souhaitez pousser plus loin.
Une idée, une diapositive
Une façon d’alléger est de considérer chaque diapositive dans une présentation comme un paragraphe dans un texte. Chaque diapositive ne présentera alors qu’une seule idée principale, et cette idée principale sera développée en trois à cinq points, au maximum. Un bon exercice à faire pour aller à l’essentiel.
La règle du « 5 × 6 = 30 »
Comme je le disais en introduction, un des problèmes dans PowerPoint, c’est la taille des caractères. Plus il y a de texte dans une diapositive, plus la taille des caractères est petite. Le texte est trop petit? Alors, il y en a trop. Quand vient le temps d’alléger, la taille des caractères peut donc nous mettre sur une piste. Pour ceux et celles qui aiment les mathématiques, voici une règle que j’ai trouvée au fil de mes lectures, mais que j’adapte pour vous ici :
- 5 points par diapositive
- 6 mots par point
- 30 comme taille de police de caractères
Les chiffres 5 et 6 sont idéalement considérés comme des limites maximales. Par contre, le chiffre 30 peut constituer une moyenne. Vous pourriez donc avoir un titre de taille 32 et une liste à puces de taille 28. Rien n’empêche d’aller à plus de 30, mais idéalement, il ne faut pas aller trop en dessous. Il est aussi bon de savoir que les polices de caractères sans empattement, comme Calibri et Arial, se lisent mieux sur un écran que les autres polices.
Le moins de distraction possible
Une autre façon de rendre une présentation PowerPoint efficace est d’en alléger le contenu. Selon le type de présentation, différents éléments pourraient faire décrocher certaines personnes. Par exemple, il peut être facile d’oublier cette nouvelle employée ou ce collègue daltonien. Il s’agit donc d’adapter la présentation au public cible, et aussi de veiller à ce qu’elle soit facile à lire et à comprendre.
Voici quelques éléments qui peuvent alourdir une présentation :
- manque d’uniformité
- statistiques complexes
- acronymes (s’ils ne sont pas définis)
- termes techniques (s’ils ne sont pas définis)
- transitions ou animations étourdissantes
- couleurs mal assorties ou difficiles à distinguer
Et pourquoi pas un document d’appoint?
Certaines données sont essentielles, mais impossibles à résumer en quelques mots? Pourquoi ne pas utiliser un document d’appoint? Par exemple, pour présenter un budget, détailler des recommandations ou développer des notes de cours. Si le contexte le permet, ce document sera envoyé à l’auditoire après l’exposé, car si les personnes ont le document en main, elles le liront, au lieu d’écouter. Voilà qui peut être un moyen de communiquer tous les renseignements importants, sans pour autant alourdir la présentation PowerPoint.
À vous de jouer
Avec une présentation aussi allégée, il se pourrait que vous vous sentiez un peu à découvert. Votre auditoire n’aura d’yeux – et surtout d’oreilles – que pour vous! Si toute cette attention peut amener certaines personnes à se sentir plus en confiance, d’autres au contraire pourraient se sentir plus nerveuses. Dans tous les cas, il est toujours bon de vous exercer avant, si possible devant une autre personne qui pourra vous donner de la rétroaction.
Vous avez essayé quelques-unes de ces astuces ou vous en connaissez d’autres? Vous avez remarqué qu’elles ont un effet sur votre auditoire? Faites-m’en part dans les commentaires.
Sources
Voir les sources consultées
- ÉCOLE DE LA FONCTION PUBLIQUE. Créer votre présentation (TRN104) (cours réservé aux fonctionnaires de la fonction publique fédérale).
- LE PARISIEN. 10 conseils pour votre présentation PowerPoint.
- SCHMALTZ, Rodney M. et Richard ENSTRÖM. « Death to weak PowerPoint: strategies to create effective visual presentations », dans Frontiers in Psychology [en anglais seulement].
