5 conseils pour rédiger des courriels efficaces

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Date de publication : 
12 février 2018
Rédigé par : Catherine Haggerty

Vous l’avez sans doute déjà vécu : vous ouvrez un courriel et vous vous trouvez face à une mer de texte qui s’étend à perte de vue. Votre réaction? Fermer la fenêtre au plus vite et classer le message pour le lire plus tard… beaucoup plus tard!

Le courrier électronique peut être un moyen de communication utile, mais tous ne savent pas bien s’en servir. Voici 5 conseils qui vous aideront à écrire des courriels que vos correspondants ouvriront, liront et comprendront.

1. Soignez votre crédibilité

Présentez-vous comme le professionnel que vous êtes.

  • Soyez poli : dites s’il vous plaît et merci quand il le faut
  • Optez pour un ton professionnel : évitez le jargon, les points d’exclamation et les émoticônes
  • Employez une formule d’appel et de salutation convenable, mais évitez le blabla qui sonne faux
  • La conclusion doit cadrer avec le ton du courriel
  • Votre signature doit être courte et simple : limitez les images et évitez les polices de caractères qui imitent l’écriture manuscrite
  • Réservez l’indicateur « Très important » aux courriels vraiment importants

2. Présentez votre texte de façon réfléchie

Pour que votre correspondant ait envie de vous lire et puisse le faire aisément, donnez-lui la bonne quantité d’information et disposez-la de la bonne façon.

  • Placez le message clé et l’appel à l’action au début du message pour que votre correspondant les voie en premier lieu
  • Présentez le reste de l’information en allant du plus important au moins important
  • Pour accroître les chances qu’on vous réponde, limitez le nombre de sujets abordés
  • Soyez bref et ne vous égarez pas : visez un maximum de 150 mots
  • Optez pour des mots courts et courants, plutôt que du jargon et des mots compliqués
  • Évitez les abréviations et les mots que votre correspondant risque de ne pas comprendre
  • Faites des phrases courtes

3. Aidez votre correspondant à balayer le message

Nous ne lisons pas mot à mot ce que nous voyons à l’écran. En fait, la plupart du temps, nous faisons une lecture en forme de F. Mettez à profit les options de présentation et de mise en forme pour orienter la lecture et faire ressortir les principaux points.

  • Placez dès le début du courriel le message clé et l’action que doit faire le lecteur
  • Si votre courriel est long et détaillé, insérez-y des sous-titres
  • Pour le rendre facile à lire, découpez votre texte en paragraphes courts et faites des listes à puces ou à numéros
  • Limitez les mots en gras; quand vous mettez l’accent sur trop de mots, aucun ne ressort vraiment
  • Évitez les passages tout en majuscules, les caractères énormes et les couleurs variées : tout cela ralentit la lecture

4. Écrivez tout le message avant d’écrire la ligne d’objet

La ligne d’objet est souvent ce qui décidera le lecteur à ouvrir votre courriel… ou non. Tirez-en le maximum.

  • Finissez d’écrire votre courriel avant de remplir la ligne d’objet
  • Employez des verbes d’action pour que votre correspondant sache ce que vous attendez de lui
  • Soyez précis et descriptif : on doit voir tout de suite de quoi il s’agit
  • Songez aux besoins de votre correspondant : demandez-vous ce qui l’amènera à s’intéresser à votre courriel
  • Évitez d’amorcer une phrase dans la ligne d’objet et de la finir dans le corps du message
  • La ligne d’objet doit compter au plus 50 caractères, soit de 6 à 8 mots. Ainsi, elle s’affichera au complet dans la liste des courriels reçus
  • Gardez à l’esprit que, sur certains téléphones, on ne voit que 33 à 44 caractères de la ligne d’objet

5. Relisez-vous, et deux fois plutôt qu’une

Imaginez-vous que tous vos collègues liront votre message. Un courriel s’écrit vite, mais il laisse une impression qui dure! L’effort consacré à la relecture vous fera gagner du temps plus tard et vous aidera à atteindre votre objectif.

  • Utilisez le correcteur orthographique pour rattraper les fautes
  • Lisez votre message de la fin au début pour repérer les fautes que le correcteur ne voit pas, comme les erreurs liées aux homonymes et aux subtilités de l’usage
  • Voyez à ce que votre message clé soit parfaitement clair, exprimé simplement et exempt de fautes de frappe et d’éléments qui risquent d’être mal compris
  • Vérifiez que tous les noms et tous les titres sont exacts
  • Assurez-vous que vous n’avez pas oublié de joindre au courriel un fichier important ou un lien essentiel

Connaissez-vous d’autres trucs pour écrire des courriels efficaces? Faites-nous en part dans les commentaires!

Traduit par : Marc-André Descôteaux, Portail linguistique du Canada

Avertissement

Les opinions exprimées dans les billets et les commentaires publiés sur le blogue Nos langues sont celles de leur auteur. Elles ne reflètent pas nécessairement celle du Portail linguistique du Canada.

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À propos de l'auteur

Catherine Haggerty

Réviseure et éditrice Web pour Info-Tech Research Group, Catherine fait du travail éditorial depuis plus d’une dizaine d’années. Elle est passionnée de grammaire et de syntaxe. Elle prend plaisir à faire les jeux du Portail linguistique et consulte régulièrement l’outil Peck’s English Pointers pour rafraîchir ses connaissances linguistiques.

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