La plupart d’entre nous aurons à résumer un rapport ou le contenu d’une réunion ou d’un exposé à un moment ou un autre de notre vie professionnelle. Il pourrait arriver que ce soit pour fournir de l’information à nos collègues à l’égard d’une présentation ou d’un document, mais le plus souvent, ce type d’abrégé sera destiné à la haute direction.
On rédige généralement un résumé dans un objectif précis : répondre à certaines questions, aider une personne à prendre une décision ou lui permettre de déterminer si elle devrait prendre le temps de lire le document complet.
Caractéristiques d’un bon résumé
Un résumé bien rédigé :
- est clair, cohérent et objectif
- est rédigé en langue claire et simple
- synthétise l’information détaillée donnée dans le rapport pour faire ressortir les idées principales et les grands thèmes
- fait une distinction entre les renseignements essentiels et non essentiels, en fonction des besoins du public cible
- présente un contenu adapté au public cible
- présente une écriture de grande qualité : phrases claires qui respectent les règles de ponctuation et de grammaire, niveau de langue approprié
Structure du résumé
Un bon résumé, comme la plupart des documents, se divise en trois parties (voir le tableau ci-dessous). Toutefois, ces parties sont beaucoup plus courtes que dans les autres types de documents.
| Introduction |
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|---|---|
| Corps du texte |
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| Conclusion |
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L’introduction donne un aperçu de ce qui suivra dans le reste du résumé. Le corps du résumé ne présente que les constats les plus importants du rapport, généralement en suivant le même ordre que le rapport. La conclusion, quant à elle, fait état des conclusions auxquelles est arrivée la personne qui a rédigé le document d’origine et des éventuelles recommandations en découlant.
Dans le résumé du contenu d’une réunion, le corps du document énonce les principaux points abordés lors de la réunion, et la conclusion présente vos propres conclusions et recommandations.
Quelques conseils pour résumer un rapport
Lorsque vous faites le résumé d'un rapport, utilisez vos propres mots; ne faites pas de copier-coller de passages du rapport. N’insérez pas de notes de bas de page ni d’exemples, de citations ou d’éléments visuels. De plus, ne donnez pas de renseignements sur le contexte ni sur la méthodologie, à moins qu’ils ne soient essentiels.
Relevez les principaux constats
Quand vient le temps de relever les constats les plus importants, pensez d’abord à la personne qui vous lit : qu’a-t-elle besoin de savoir? Retenez les constats les plus pertinents pour le public visé.
N’oubliez pas que votre résumé doit s’en tenir aux constats essentiels. S’il y en a beaucoup, n’hésitez pas à les regrouper par thème ou par catégorie. Vous pouvez aussi inclure quelques éléments pour appuyer chaque constat. Si on vous le demande, fournissez une analyse : indiquez pourquoi ces constats sont les plus pertinents et ce qu’ils signifient.
Pour déterminer les éléments à conserver, cherchez les mots-clés se rapportant au sujet. On les trouve généralement dans le premier et le dernier paragraphe de chaque partie du texte. Vous pouvez aussi repérer les marqueurs de relation qui dénotent une énumération (comme « d’abord » ou « ensuite »), les mots qui indiquent une relation de cause à effet (comme « par conséquent » ou « ce qui signifie que »), les mots qui signalent des éléments importants (comme « central », « principal » ou « en général ») et les mots qui expriment une comparaison ou une opposition (comme « cependant », « plus que » ou « moins probable »).
Énoncez des conclusions et des recommandations
Rédigez la conclusion de votre résumé en vous appuyant sur les conclusions originales et regroupez les recommandations par catégorie ou par thème, ou cernez les plus importantes.
Quelques conseils pour résumer le contenu d’une réunion
Si vous rédigez le résumé d’une réunion ou d’un exposé, assurez-vous de penser à votre public et à ce qu’il doit savoir. S’il s’agit d’une réunion avec d’autres parties prenantes, par exemple, la haute direction voudra sans doute savoir quels points ont fait consensus et quels points ont suscité des divergences, et pourquoi.
Votre analyse est précieuse pour votre public. En effet, elle vous permet d’indiquer à la personne qui vous lit pourquoi elle devrait tenir compte des faits que vous rapportez. Elle sert également à appuyer vos recommandations.
Longueur du résumé
Votre résumé doit être d’une longueur raisonnable. On recommande de ne pas dépasser 10 % du rapport original. Cependant, bien des gens se désintéressent de toute lecture de plus de trois pages, et la plupart préfèrent un maximum de deux pages.
Langue claire et simple
N’hésitez pas à recourir aux statistiques de lisibilité de votre logiciel de traitement de texte pour améliorer la lisibilité de votre résumé, choisir des verbes à la voix active et utiliser une syntaxe claire. (Pour d’autres conseils de ce genre, lisez mon billet La rédaction claire et simple : qui a dit que ce n’était que pour les enfants? (s’ouvre dans un nouvel onglet))
En conclusion, si vous suivez ces quelques conseils, vos résumés seront bien structurés, exhaustifs et efficaces. Mettez-les en pratique, et faites-nous part de vos succès dans les commentaires!
