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lettre (rédaction d’une lettre)

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Dans l’administration publique, chaque ministère ou organisme possède son propre protocole de correspondance, qui contient des directives particulières concernant la présentation et la rédaction de la lettre. Le présent article présente des règles de rédaction générales pouvant être appliquées dans l’ensemble de la fonction publique. Il contient l’essentiel de ce qu’on doit savoir lorsqu’on rédige une lettre.

En-tête

L’en-tête désigne la partie de la lettre où figure l’appellation officielle du ministère ou de l’organisme auquel appartient le signataire. Dans l’administration fédérale, les en-têtes de lettre sont bilingues et sont généralement assujettis aux normes graphiques du Conseil du Trésor :

FIP Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

La règle veut que ce soit le français qui figure à gauche pour les lettres rédigées au Québec, et l’inverse dans les autres provinces et territoires.

Lieu et date

Pour savoir comment indiquer le lieu et la date au début d’une lettre, voir l’article date (règles d’écriture).

Vedette

La vedette est composée de ce qui suit :

  • le nom du destinataire écrit en toutes lettres précédé du titre de civilité écrit au long (souvent Madame ou Monsieur selon le cas)
  • son titre de fonction, s’il y a lieu
  • l’adresse complète suivie du code postal

La vedette se place contre la marge de gauche, au-dessous de la mention de la date et du lieu.

  • Monsieur Jean Groulx
    Directeur du Transport routier
    Transports Canada
    330, rue Sparks
    Ottawa (Ontario)  K1A 0N5

Règles générales

Voici quelques règles de base concernant l’écriture de la vedette :

  • Chaque ligne commence par une majuscule, sauf si elle est la continuation de la ligne précédente.
  • On ne met ni virgule ni point à la fin des lignes.
  • Seul le point abréviatif est admis à la fin des lignes.
  • Pour les femmes en général, qu’elles soient mariées ou non, il est recommandé de s’en tenir au titre Madame, au pluriel, Mesdames. Le titre Mademoiselle ne sera utilisé que s’il s’agit d’une toute jeune fille.
  • Le titre Docteur ne s’applique, en français, qu’aux membres de la profession médicale (médecins, dentistes et vétérinaires), et non aux titulaires d’un autre doctorat universitaire. On trouve plus d’information à ce sujet dans l’article docteur.
  • Les titres honorifiques honorable et très honorable ne prennent pas la majuscule initiale et sont suivis des prénom et nom du dignitaire :
    • Le très honorable Justin Trudeau
      Premier ministre du Canada
    • L’honorable Bill Morneau
      Ministre des Finances

Au gouvernement du Québec, la seule personne qui porte le titre d’honorable est le lieutenant-gouverneur.

On évite de faire suivre le nom du destinataire de ses titres honorifiques et grades universitaires.

Remarque : Il ne faut pas confondre appel et vedette. L’appel est la formule de salutation par laquelle on commence la lettre. Voir ci-dessous.

Références

Les références sont les mentions, en général un groupe de lettres ou de chiffres, qui servent au classement de la correspondance et facilitent sa consultation ultérieure. Dans l’administration fédérale, ces mentions, le cas échéant, paraissent contre la marge de droite, à quelques interlignes au-dessous de l’en-tête.

Mentions de caractère et d’acheminement

Lorsqu’une lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme mais qu’elle doit être remise à une personne en particulier, on inscrit, sous la vedette, la mention À l’attention de, contre la marge de gauche. Cette mention est soulignée et s’écrit au long. Calquées sur l’anglais, les abréviations attn ou att. ne sont pas admises :

  • À l’attention de Madame Julie Lalande

Les mentions Personnel, Confidentiel, Recommandé se mettent à gauche, au-dessus de la vedette, vis-à-vis de la date. Elles s’écrivent en majuscules et sont soulignées.

La mention sous toutes réserves, ou sous réserve de tous droits, se place généralement en haut, à gauche, et elle s’écrit en majuscules. L’expression sans préjudice, utilisée dans ce sens, est à éviter puisqu’elle est tenue pour un calque de l’anglais without prejudice.

Objet

L’objet indique, en quelques mots, ce sur quoi va porter la lettre et vise à faciliter son classement. Cette mention se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références. Elle commence par la majuscule initiale et est soulignée.

  • Objet : Prochaine réunion du comité de gestion

Les mots Sujet ou Concerne sont à éviter, de même que la mention Re, réservée à la correspondance anglaise.

Corps de la lettre

Il se divise en quatre parties :

Appel

L’appel est la formule de salutation par laquelle débute la lettre. La formule à employer varie en fonction du destinataire. Souvent, elle se compose simplement de Madame ou de Monsieur.

Pour en savoir davantage sur les formules d’appel, consultez les articles formules d'appel générales, formules de salutation générales, dignitaires fédéraux (appel et salutation), clergé (appel et salutation) et famille royale (appel et salutation).

Introduction

C’est dans le premier paragraphe que l’on fait l’entrée en matière, en rappelant une correspondance, une rencontre ou une conversation antérieure, par exemple.

Il faut entrer rapidement dans le vif du sujet; on évitera donc des formules comme Le but de la présente est de vous aviser que…, Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer que…

L’introduction doit être simple :

  • Nous sommes heureux de vous faire part de…
  • Nous avons le regret de vous annoncer que…
  • Comme suite à notre conversation téléphonique du…
  • Pour faire suite à…
  • En réponse à votre lettre du…
  • À la suite de notre dernière rencontre…
  • Nous vous remercions de votre lettre du…
  • Nous avons bien reçu votre lettre du…
  • Vous trouverez ci-joint (ci-inclus, ci-annexé) copie de…

Développement

Les paragraphes qui suivent l’introduction sont consacrés à l’exposé de chacune des idées, de préférence une idée par paragraphe. Il est important de relier soigneusement les différentes idées les unes aux autres par les charnières ou les mots de liaison appropriés (comme en effet, par ailleurs, par contre, cependant, néanmoins, d’une part, d’autre part, en plus, ainsi, donc, ensuite, à ce sujet, de fait).

Si la lettre a plus d’une page, on évite de couper le dernier mot de la première page. On évite également de mettre sur la dernière page uniquement la formule de salutation et la signature.

Conclusion

L’avant-dernier paragraphe, qui sert de conclusion, contient la synthèse de ce qui précède, et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc.., selon le cas :

  • Pour les motifs exposés ci-dessus, nous sommes d’avis que…
  • En conclusion, le Comité recommande de…
  • En terminant, je propose que…
  • Si vous désirez de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec moi, au (numéro de téléphone)…
  • Je me tiens à votre entière disposition pour discuter plus longuement de la question.

Il arrive que la formule de salutation serve de conclusion lorsque la lettre est courte. On peut ajouter en début de phrase une mention du type Dans l’espoir de vous rencontrer bientôt, Dans l’attente de vos nouvelles… Il faut toutefois veiller, dans ce genre de phrase, à ce que le sujet de la proposition placée en tête de phrase soit le même que celui de la principale :

  • Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer… (et non : Dans l’attente de votre réponse, veuillez agréer…)
  • En vous remerciant à l’avance, nous vous prions de recevoir…
  • Avec nos remerciements, nous vous prions d’agréer…
  • Dans l’espoir que mes suggestions vous aideront dans votre décision, je vous prie de recevoir…
  • J’espère que ces renseignements vous seront utiles et vous prie d’agréer…
  • Je vous sais gré de l’intérêt que vous portez à cette question et vous prie d’agréer…

Salutation

La lettre se termine par une formule de politesse appelée salutation, dans laquelle on reprend la formule d’appel du début et qui varie en fonction de son destinataire. Voici quelques formules de salutation usuelles :

  • Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.
  • Agréez, Madame, Monsieur, mes sincères salutations.
  • Veuillez agréer, Docteur et Madame, l’assurance de mes meilleurs sentiments.
  • Recevez, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments dévoués.
  • Je vous prie d’agréer, Madame la Directrice, l’assurance de ma considération distinguée.
  • Je vous prie de recevoir, Monsieur le Ministre, l’expression de mes sentiments les plus distingués.
  • Je vous prie d’agréer, Madame l’Ambassadrice (ou Excellence), l’expression de mes sentiments très respectueux.
  • Je vous prie d’agréer, Monsieur le Premier Ministre, l’expression de ma très haute considération.

On trouve des renseignements plus détaillés sur les formules de salutation dans les articles suivants : formules de salutation générales, dignitaires fédéraux (appel et salutation), clergé (appel et salutation) et famille royale (appel et salutation).

Signature

Place de la signature

Dans une lettre, la signature figure généralement contre la marge de droite, au-dessous de la formule de salutation, alors que dans les notes de service elle se place indifféremment à gauche ou à droite.

Titre de fonction

En principe, le titre de fonction précède le nom du signataire, à moins qu’il ne figure déjà dans l’en-tête. Il s’écrit avec la minuscule initiale, mais l’article qui le précède prend la majuscule, de même que le nom du service. Cette mention est toujours suivie d’une virgule :

Le directeur des Communications,
(signature)
Jean Tremblay

Si le titre de fonction ne peut tenir sur une seule ligne, il n’est pas nécessaire de commencer la deuxième ligne en retrait :

La directrice de la Planification stratégique et
de la Gestion des ressources,
(signature)
Myriam Alarie

Si le signataire exerce les mêmes fonctions que d’autres membres du service, le titre de fonction vient après le nom du signataire :

(signature)
Louise Lafleur,
technicienne de laboratoire

Raison sociale

Si le nom de l’entreprise figure déjà dans l’en-tête de la lettre, il n’y a pas lieu de le répéter dans la signature. Le titre du signataire est suffisant.

Titre religieux ou grade

On omet le titre religieux (ou autre) ou le grade dans la signature, sauf dans une note de service. Dans ce cas, il est directement suivi du nom de la personne et n’est pas précédé de l’article :

  • Colonel Picard (dans une note de service)
  • Louis Picard (dans la plupart des textes)

Signature par délégation

Lorsque la personne qui signe une lettre agit officiellement au nom du supérieur dont elle est le fondé de pouvoir, elle doit faire précéder sa signature de la mention p.p. (par procuration) :

Le directeur des Communications,
p.p. (signature de Claudine Bourget)
Claudine Bourget

Si cependant la lettre est signée par une personne autre que celle qui détient le pouvoir de signature (un subordonné par exemple), la mention pour est indiquée devant le titre de fonction :

Pour la directrice des Services linguistiques,
(signature de Martin Léveillée)
Martin Léveillée

S’il est nécessaire d’écrire le nom de la personne pour laquelle on signe, on peut suivre la présentation suivante :

Pour le directeur général, Jean Tremblay,
(signature de Liette Laporte)
Liette Laporte,
adjointe administrative

Signature par intérim

Si le signataire occupe un poste à titre intérimaire, le titre de fonction doit en faire état, par exemple :

Le chef par intérim du Service à la clientèle,
(signature)
Mathieu Rochon

Signature double

La personne dont le niveau hiérarchique est le plus élevé signe à droite :

La secrétaire,
(signature)
Lyne Gosselin

La directrice,
(signature)
Chantale Benoît

Initiales d’identification

En règle générale, on indique à la fin de la lettre, contre la marge de gauche et à la hauteur de la signature, les initiales (prénom et nom) de la personne qui a rédigé la lettre – habituellement le signataire – et celles de la personne qui l’a tapée ou mise en page. On inscrit d’abord en majuscules les initiales de la première puis, en minuscules, après une barre oblique, les initiales de la seconde :

CB/lg

Pièces jointes

Lorsqu'on ajoute des documents à la lettre, on l'indique en écrivant Pièce jointe ou Pièces jointes, en abrégé p. j. ou PJ, au-dessous de la signature, contre la marge de gauche. Cette mention est suivie du deux-points, à l'exception de ppoint. jpoint. :

  • Pièce jointe : Rapport du comité de régie
  • Pièces jointes : 2
  • PJ : Logo de l’entreprise
  • p. j. Avis linguistique
  • p. j. 3

Par souci d’uniformité dans une même lettre, on utilise soit les mentions au long (Pièce jointe et Copie conforme) soit les abréviations (p. j. ou PJ et c. c. ou CC).

Copie conforme

Lorsqu’on tient à ce qu’une ou plusieurs personnes reçoivent des copies de la lettre, on utilise la mention Copie conforme, c. c. ou CC suivie du nom de la ou des personnes concernées. Cette mention est suivie du deux-points, à l’exception de c. c. Elle se place au-dessous de la mention des pièces jointes :

  • Copie conforme : M. Jean Leblanc
  • C minuscule point C minuscule pointc. c. Monsieur Pierre Turgeon, directeur des Finances
  • C majuscule C majuscule CC : Madame Raymonde Dubé, conseillère

Par souci d’uniformité dans une même lettre, on utilise soit les mentions au long (Pièce jointe et Copie conforme) soit les abréviations (p. j. ou PJ et c. c. ou CC).

Pagination

Lorsqu’une lettre comporte plus de deux pages, il est fortement recommandé de numéroter la deuxième page et, le cas échéant, les suivantes. On peut le faire de différentes façons : au haut de la page, au centre, ou bien dans l’angle supérieur droit. On peut aussi ajouter …2 ou …/2 dans l’angle inférieur droit de la première page pour annoncer que la lettre se poursuit à la page 2, et ainsi de suite pour les pages suivantes (…3 ou …/3, etc.).

Enveloppe

On reproduit sur l’enveloppe les éléments donnés dans la vedette, c’est-à-dire le nom et l’adresse du destinataire. Ces éléments, qu’on appelle la suscription, se mettent au-dessous et à droite du centre de l’enveloppe.

Les mentions Personnel ou Confidentiel, de même que les mentions d’acheminement Par avion, Recommandé, Par exprès s’écrivent en majuscules et se placent à gauche de la suscription. Quant à la mention À l’attention de, elle peut figurer au-dessus ou à gauche de la suscription. Toutes ces mentions peuvent être soulignées.

L’adresse complète de l’expéditeur se place dans l’angle supérieur gauche de l’enveloppe. Sur une enveloppe ou un colis, l’adresse s’écrit tout en majuscules. Pour en apprendre davantage à ce sujet, voir adresse sur une enveloppe ou un colis (Recommandation linguistique du Bureau de la traduction).

Renseignements complémentaires

Vous trouverez de plus amples renseignements sur la correspondance dans les articles suivants : adresse (règles d’écriture), adresse sur une enveloppe ou un colis (Recommandation linguistique du Bureau de la traduction), date (règles d’écriture), formules d’appel générales et formules de salutation générales.

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