Les mentions référence, notre référence et votre référence, et plus rarement nos références et vos références, sont employées dans la correspondance administrative. Dans une lettre, elles s’alignent sur la marge de gauche, quelques lignes sous la vedette et avant l’objet (ou l’appel s’il n’y a pas d’objet).
Elles sont suivies du deux-points et d’un code numérique ou alphanumérique. Le code peut aussi inclure un point, un trait d’union, une barre oblique ou un autre signe de ponctuation, ainsi que des espaces.
D’emploi facultatif, la référence est utilisée pour identifier le dossier associé au contenu de la lettre. Elle sert également à identifier la lettre elle-même pour faciliter la consultation et le classement des documents ou des dossiers.
Le code de référence peut varier selon le système de classement de l’expéditeur ou du destinataire. Ainsi, la mention notre référence est employée pour l’expéditeur et votre référence, par le destinataire. Si les deux mentions doivent paraître, on met la référence du destinataire en premier :
- V/Réf. : PQG 23-JKY07
- N/Réf. : AG/BB 308706
Abréviations
Selon le cas, on peut employer l’une des abréviations des différentes mentions du tableau ci-dessous. Les mentions de référence et les abréviations commencent par une majuscule puisqu’elles figurent toujours au début de la ligne dans une lettre.
| Mention | Abréviation | Explications |
|---|---|---|
| Référence | Réf. | Le code s’adresse à la fois à l’expéditeur et au destinataire de la lettre. |
| Notre référence |
|
Le code s’adresse à l’expéditeur de la lettre. |
| Votre référence |
|
Le code s’adresse au destinataire de la lettre. |
| Nos références |
|
Les codes de référence s’adressent à l’expéditeur de la lettre. |
| Vos références |
|
Les codes de référence s’adressent au destinataire de la lettre. |
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