La possibilité de communiquer par écrit n’est plus réservée à un nombre limité d’individus comme autrefois. Au contraire, les communications coulent à flots; c’est dans l’air du temps. Et la qualité n’est pas toujours au rendez-vous dans la quantité d’écrits qui pullulent dans la presse, les réseaux sociaux, etc. Or, trop de communication peut être aussi nuisible qu’une pénurie d’information.
La surabondance de contenus peut rendre certaines personnes confuses ou distraites, ou encore stressées parce qu’elles se sentent incapables de venir à bout du déluge informationnel environnant. C’est dans ce contexte que les individus évoluent au sein des entreprises et que les rédacteurs doivent rédiger leur contenu à l’intention d’autres employés. Leur plus grand défi : que leur message soit remarqué et retenu.
Concentrons-nous ici sur la rédaction de notes de service, lesquelles permettent aux gestionnaires ou aux dirigeants de transmettre un message aux travailleurs et représentent le type de communication le plus fréquemment employé au sein d’une organisation. Une fois envoyées aux employés en format imprimé ou par courriel, les notes de service sont souvent archivées dans l’intranet des organisations pour consultation future.
Comment se faire remarquer dans un contexte de surabondance informationnelle?
Lorsqu’un rédacteur écrit une note, son message est en concurrence avec des milliers de contenus présents sur l’intranet et le site Web de l’organisation, les dossiers qui jonchent les bureaux et les tracas des individus — pour ne nommer que ces éléments de distraction.
Comment donc faire en sorte que tous les employés prennent connaissance de l’information principale communiquée dans la note de service et la retiennent? Outre assurer la qualité visuelle de la note, particulièrement utile pour rivaliser avec la grisaille de certains jours moins rayonnants, le rédacteur doit se faire le devoir de recourir à la créativité, tout en respectant les règles de rédaction propres aux communications internes.
Créez une note plus dynamique et moins impersonnelle
Une erreur courante au sein des organisations consiste à rédiger le contenu de manière très formelle, de sorte qu’il provoquera de l’ennui et des bâillements chez les employés. Gageons que le contenu de la note de service sera vite lu et oublié. Par définition, une note doit être courte, mais il est possible de dynamiser sa formulation pour rendre le tout moins « ennuyeux ». Une méthode simple et efficace consiste à troquer les phrases à la troisième personne du singulier contre des énoncés à la seconde personne du singulier ou du pluriel. Ainsi, prenons l’énoncé suivant : « La direction souhaite porter à votre attention qu’il est interdit d’utiliser les réseaux sociaux, sauf durant votre pause repas. » Il pourrait être remplacé par une phrase comme : « Évitez d’utiliser les réseaux sociaux, sauf durant votre pause repas. »
Un titre court et résumant la situation permet de gagner en originalité. Le titre, habituellement formel, pourrait adopter un style décontracté tout en se prêtant bien au monde du travail. Par exemple, au lieu de titrer une note « Politique de la direction à l’égard de l’utilisation des réseaux sociaux », on peut employer un titre moins protocolaire qui serait plus informatif et adéquat comme « Quand utiliser les réseaux sociaux au travail? ». Pourquoi ce titre est-il plus efficace? Parce qu’il s’adresse directement à l’employé. Cette pratique de communication organisationnelle est non seulement recommandée pour optimiser les relations entre les dirigeants et le personnel exécutant (communication verticale), mais aussi incontournable pour toute organisation moderne.
Rédigez votre note en mettant l’accent sur les besoins des employés
Pourquoi les membres du personnel devraient-ils adopter un comportement plutôt qu’un autre? Bonne question à se poser! Les employés sont plus motivés à changer leur attitude s’ils ont une bonne raison de le faire ou s’ils en tirent un avantage personnel. Lorsque cela est possible, inclure un élément de motivation explicite ou indirect à l’intention de l’employé peut permettre d’attirer son attention. Selon ce principe, des formulations comme les suivantes pourraient être envisagées : « Profitez de votre pause repas pour pratiquer une activité que vous aimez, comme prendre des nouvelles de vos connaissances au moyen des médias sociaux. Vous serez davantage en mesure de vous concentrer sur vos tâches de l’après-midi après avoir pris le temps de vous détendre et de vous changer les idées. » Ce type de message pourrait encourager les travailleurs à consulter les réseaux sociaux à un moment approprié de manière plus convaincante qu’une note évoquant simplement les politiques de l’organisation.
Si vous adoptez ces conseils, votre note de service sera plus agréable à lire et le message plus facile à retenir. Ainsi, la note de service deviendra un outil de communication organisationnelle réellement efficace.
