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note de service

Dans la fonction publique, la note de service a longtemps été l’outil de communication interne le plus utilisé. Ce document interne sert à la transmission de renseignements et à la communication de directives au personnel, de même qu’à l’échange d’informations. Sa présentation est généralement normalisée.

ALes notes de service qu’on imprime et distribue au personnel se font de plus en plus rares. Aujourd’hui, la transmission de renseignements se fait presque uniquement par courrier électronique. Il faut noter que la présentation d’un courriel faisant office de note de service n’est pas normalisée.

Éléments de la note de service

Au contraire de la lettre, la note de service ne comporte ni formule d’appel ni formule de salutation. On y retrouve cependant les éléments suivants :

  • le nom du ou des destinataires
    La note peut être adressée à une personne en particulier (son nom est alors habituellement suivi de son titre) ou à un groupe de personnes (qui font partie d’une même unité administrative ou de plusieurs unités administratives différentes, ou qui exercent les mêmes fonctions).
  • le nom du ou des expéditeurs
  • la date, qui peut figurer en toutes lettres ou sous la forme numérique - si elle est exprimée en toutes lettres, elle peut être précédée de l’article le ou Le
  • l’indication de la cote de sécurité, s’il y a lieu
  • les références, s’il y a lieu
  • l’indication de l’objet, qui résume le but et le contenu de la note
  • Le texte proprement dit, qui est assujetti aux règles générales de la rédaction administrative
  • les diverses mentions, comme les initiales d’identification, les pièces jointes, les copies conformes
  • la signature manuscrite de l’expéditeur, accompagnée ou non de son titre

Remarque : Dans un courriel faisant office de note de service, plusieurs éléments se trouveraient à figurer dans des champs qui leur sont propres : le nom du ou des destinataires, le nom de l’expéditeur, la date, l’objet, les pièces jointes et la mention des copies conformes. Il n’y aurait donc pas lieu de les répéter dans le corps du courriel.

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