Documents échangés entre acheteur et vendeur : Appel d’offre = Inquiry?

(L’Actualité terminologique, volume 11, numéro 1, 1978, page 3)

Appel d’offre

L’acheteur lance un appel d’offre lorsqu’il désire effectuer une commande importante et susciter la concurrence chez plusieurs fournisseurs.

Dans certains cas, lorsqu’il s’agit d’un article nouveau, d’une commande importante ou particulière, le commerçant lance un appel d’offre à plusieurs fournisseurs qui seront mis en concurrence.^{Note de bas de page 1}

La soumission fait ordinairement suite à un appel d’offres.^{Note de bas de page 2}

Les marchés de moindre importance peuvent être passés de gré à gré, c’est-à-dire sans soumission préalable.^{Note de bas de page 3}

L’offre contient des informations précises au sujet des marchandises ou des services à commander et revêt un caractère plus officiel que les dépliants publicitaires envoyés à la suite d’une simple demande de renseignements.^{Note de bas de page 4}

Au moment de passer commande, qu’il s’agisse d’approvisionnement ou de réapprovisionnement, le commerçant pourra s’adresser à ses fournisseurs habituels ou rechercher de nouveaux fournisseurs susceptibles de lui donner satisfaction aux meilleures conditions. Ces conditions concernent :

• l’article à commander : désignation, caractéristiques, modèle ou dessin s’il y a lieu, qualité, quantité, etc.;
• la livraison ou l’expédition : mode, délais, conditions;
• le prix ainsi que les remises ou les ristournes demandées, mode et délais de paiement.

L’appel d’offre peut être ouvert ou restreint :

L’appel d’offre (…) comporte une adresse à la concurrence, portée à la connaissance de l’ensemble des entreprises susceptibles d’être intéressées si l’appel d’offre est ouvert, opérée par des demandes d’offres individuelles à des entreprises préalablement choisies si l’appel d’offre est restreint.^{Note de bas de page 5}

On trouve aussi « demande de soumission », « mise en adjudication », mais l’expression « appel d’offres » semble la plus courante.^{Note de bas de page 6}

Le terme offre est parfois au pluriel^{Note de bas de page 7}, parfois au singulier. À notre avis, on devrait le prendre dans son sens général ou collectif et le laisser au singulier.

Définitions proposées :

Demande de renseignements : Document par lequel l’acheteur fait savoir à un ou plusieurs fournisseurs qu’il aimerait obtenir des informations au sujet de la marchandise et des services offerts, des prix, etc.

Appel d’offre : Document par lequel l’acheteur invite des fournisseurs à lui présenter des offres concernant la prestation de services ou la vente de marchandises.