(Un sujet semblable est traité en anglais dans l’article clear communication: write clear and effective briefing notes.)
Qu’est-ce qu’une note de breffage?
C’est un document concis qui sert à communiquer des renseignements clés aux cadres supérieurs, par exemple pour :
- faire un suivi sur un enjeu, une initiative ou un projet;
- demander une décision;
- planifier une activité, un discours, etc.;
- éviter une situation potentiellement gênante ou informer quelqu’un à ce sujet.
Ce qu’il faut faire et éviter pour rédiger des notes de breffage claires et efficaces :
Communication claire : Comment rédiger des notes de breffage claires et efficaces
| Auditoire : quoi faire |
Auditoire : quoi éviter |
- Renseignez-vous sur le point de vue et les préoccupations de votre lecteur.
- Prévoyez ses questions et fournissez des réponses.
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- Ne présumez pas que votre lecteur possède vos connaissances techniques.
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| Style : quoi faire |
Style : quoi éviter |
- Soyez bref : au plus 2 ou 3 pages. Utilisez des annexes, mais sans en abuser.
- Soyez clair et concis : rédigez des phrases de 15 à 25 mots en moyenne et d’au plus 35 mots; limitez vos paragraphes à 5 ou 6 phrases ou à 7 à 9 lignes.
- Utilisez la voix active et des verbes d’action.
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- N’utilisez pas trop de sigles ou d’abréviations.
- Évitez le jargon et les termes techniques; sinon, définissez-les.
- N’abusez pas des adverbes ni des adjectifs.
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| Organisation et structure : quoi faire |
Organisation et structure : quoi éviter |
- Venez-en vite au fait : présentez les renseignements essentiels en premier.
- Assurez-vous de mettre l’information dans les bonnes rubriques.
- Soyez clair et logique dans votre raisonnement.
- Regroupez l’information en petits blocs faciles à traiter; utilisez des puces et des tableaux au besoin.
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- Ne présentez pas plus d’une idée par paragraphe.
- Dans la conclusion et les recommandations, évitez d’intégrer de nouveaux éléments d’information et de répéter des éléments traités dans les sections précédentes.
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| Contenu : quoi faire |
Contenu : quoi éviter |
- Présentez clairement le but de la note de breffage.
- Résumez les éléments que le lecteur doit saisir rapidement : tenez-vous-en aux faits.
- Présentez des renseignements pertinents et complets qui reposent sur une analyse objective et des consultations.
- Formulez des recommandations claires reposant sur des faits.
- Indiquez les conséquences possibles si aucune mesure n’est prise.
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- Évitez les énoncés ambigus et les échéanciers vagues.
- Évitez de dissimuler ou de minimiser la gravité d’un problème ou d’une situation.
- Évitez de présenter des arguments peu convaincants.
- Évitez d’émettre vos opinions personnelles : tenez-vous-en aux faits.
- Ne noyez pas votre lecteur dans les détails.
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| Processus : quoi faire |
Processus : quoi éviter |
- Faites un plan qui fait ressortir l’enjeu principal : misez sur la qualité des arguments et non sur la quantité des renseignements.
- Vérifiez bien tous les faits.
- Faites attention quand vous déplacez des phrases d’un document à un autre avec la fonction copier-coller. Assurez-vous de la pertinence de ces informations pour la note de breffage en cours.
- Discutez des changements proposés avec les rédacteurs et les réviseurs; examinez des notes de breffage pour en tirer des leçons.
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- Ne commencez pas la rédaction avant d’avoir bien compris le but de la demande.
- Ne commencez pas le sommaire avant d’avoir rédigé le reste de la note de breffage.
- N’apportez pas trop de changements stylistiques ou de changements qui sont des préférences personnelles.
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