Communication claire : Notes de breffage claires et efficaces

(Un sujet semblable est traité en anglais dans l’article clear communication: write clear and effective briefing notes.)

Qu’est-ce qu’une note de breffage?

C’est un document concis qui sert à communiquer des renseignements clés aux cadres supérieurs, par exemple pour :

  • faire un suivi sur un enjeu, une initiative ou un projet;
  • demander une décision;
  • planifier une activité, un discours, etc.;
  • éviter une situation potentiellement gênante ou informer quelqu’un à ce sujet.

Ce qu’il faut faire et éviter pour rédiger des notes de breffage claires et efficaces :

Communication claire : Comment rédiger des notes de breffage claires et efficaces
Auditoire : quoi faire Auditoire : quoi éviter
  • Renseignez-vous sur le point de vue et les préoccupations de votre lecteur.
  • Prévoyez ses questions et fournissez des réponses.
  • Ne présumez pas que votre lecteur possède vos connaissances techniques.
Style : quoi faire Style : quoi éviter
  • Soyez bref : au plus 2 ou 3 pages. Utilisez des annexes, mais sans en abuser.
  • Soyez clair et concis : rédigez des phrases de 15 à 25 mots en moyenne et d’au plus 35 mots; limitez vos paragraphes à 5 ou 6 phrases ou à 7 à 9 lignes.
  • Utilisez la voix active et des verbes d’action.
  • N’utilisez pas trop de sigles ou d’abréviations.
  • Évitez le jargon et les termes techniques; sinon, définissez-les.
  • N’abusez pas des adverbes ni des adjectifs.
Organisation et structure : quoi faire Organisation et structure : quoi éviter
  • Venez-en vite au fait : présentez les renseignements essentiels en premier.
  • Assurez-vous de mettre l’information dans les bonnes rubriques.
  • Soyez clair et logique dans votre raisonnement.
  • Regroupez l’information en petits blocs faciles à traiter; utilisez des puces et des tableaux au besoin.
  • Ne présentez pas plus d’une idée par paragraphe.
  • Dans la conclusion et les recommandations, évitez d’intégrer de nouveaux éléments d’information et de répéter des éléments traités dans les sections précédentes.
Contenu : quoi faire Contenu : quoi éviter
  • Présentez clairement le but de la note de breffage.
  • Résumez les éléments que le lecteur doit saisir rapidement : tenez-vous-en aux faits.
  • Présentez des renseignements pertinents et complets qui reposent sur une analyse objective et des consultations.
  • Formulez des recommandations claires reposant sur des faits.
  • Indiquez les conséquences possibles si aucune mesure n’est prise.
  • Évitez les énoncés ambigus et les échéanciers vagues.
  • Évitez de dissimuler ou de minimiser la gravité d’un problème ou d’une situation.
  • Évitez de présenter des arguments peu convaincants.
  • Évitez d’émettre vos opinions personnelles : tenez-vous-en aux faits.
  • Ne noyez pas votre lecteur dans les détails.
Processus : quoi faire Processus : quoi éviter
  • Faites un plan qui fait ressortir l’enjeu principal : misez sur la qualité des arguments et non sur la quantité des renseignements.
  • Vérifiez bien tous les faits.
  • Faites attention quand vous déplacez des phrases d’un document à un autre avec la fonction copier-coller. Assurez-vous de la pertinence de ces informations pour la note de breffage en cours.
  • Discutez des changements proposés avec les rédacteurs et les réviseurs; examinez des notes de breffage pour en tirer des leçons.
  • Ne commencez pas la rédaction avant d’avoir bien compris le but de la demande.
  • Ne commencez pas le sommaire avant d’avoir rédigé le reste de la note de breffage.
  • N’apportez pas trop de changements stylistiques ou de changements qui sont des préférences personnelles.

 

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