Dans l’administration publique, chaque ministère ou organisme possède son propre protocole de correspondance, qui contient des directives particulières concernant la présentation et la rédaction de la lettre. Le présent article présente des règles de rédaction générales pouvant être appliquées dans l’ensemble de la fonction publique. Il contient l’essentiel de ce qu’on doit savoir lorsqu’on rédige une lettre.

En-tête

L’en-tête désigne la partie de la lettre où figure l’appellation officielle du ministère ou de l’organisme auquel appartient le signataire. Dans l’administration fédérale, les en-têtes de lettre sont bilingues et sont généralement assujettis aux normes graphiques du Conseil du Trésor :

FIP Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

La règle veut que ce soit le français qui figure à gauche pour les lettres rédigées au Québec, et l’inverse dans les autres provinces et territoires.

Lieu et date

Pour savoir comment indiquer le lieu et la date au début d’une lettre, voir l’article DATE (RÈGLES D’ÉCRITURE).

Vedette

La vedette est composée de ce qui suit :

La vedette se place contre la marge de gauche, à quatre interlignes au-dessous de la mention de la date et du lieu.

Règles générales

Voici quelques règles de base concernant l’écriture de la vedette :

Au gouvernement du Québec, la seule personne qui porte le titre d’honorable est le lieutenant-gouverneur.

On évite de faire suivre le nom du destinataire de ses titres honorifiques et grades universitaires.

Remarque : Il ne faut pas confondre appel et vedette. L’appel est la formule de salutation par laquelle on commence la lettre. Voir ci-dessous.

Références

Les références sont les mentions, en général un groupe de lettres ou de chiffres, qui servent au classement de la correspondance et facilitent sa consultation ultérieure. Dans l’administration fédérale, ces mentions, le cas échéant, paraissent contre la marge de droite, à quelques interlignes au-dessous de l’en-tête.

Mentions de caractère et d’acheminement

Lorsqu’une lettre est adressée à une entreprise ou à un organisme mais qu’elle doit être remise à une personne en particulier, on inscrit, sous la vedette, la mention À l’attention de, contre la marge de gauche. Cette mention est soulignée et s’écrit au long. Calquées sur l’anglais, les abréviations attn ou att. ne sont pas admises :

Les mentions Personnel, Confidentiel, Recommandé se mettent à gauche, au-dessus de la vedette, vis-à-vis de la date. Elles s’écrivent en majuscules et sont soulignées.

La mention sous toutes réserves, ou sous réserve de tous droits, se place généralement en haut, à gauche, et elle s’écrit en majuscules. L’expression sans préjudice, utilisée dans ce sens, est à éviter puisqu’elle est tenue pour un calque de l’anglais without prejudice.

Objet

L’objet indique, en quelques mots, ce sur quoi va porter la lettre et vise à faciliter son classement. Cette mention se place contre la marge de gauche ou au centre, sous la vedette et les références. Elle commence par la majuscule initiale et est soulignée.

Les mots Sujet ou Concerne sont à éviter, de même que la mention Re, réservée à la correspondance anglaise.

Corps de la lettre

Il se divise en quatre parties :

Appel

L’appel est la formule de salutation par laquelle débute la lettre. La formule à employer varie en fonction du destinataire. Souvent, elle se compose simplement de Madame ou de Monsieur.

Pour en savoir davantage sur les formules d’appel, consultez l’article FORMULES DE SALUTATION GÉNÉRALES, DIGNITAIRES FÉDÉRAUX (APPEL ET SALUTATION), CLERGÉ (APPEL ET SALUTATION) et FAMILLE ROYALE (APPEL ET SALUTATION).

Introduction

C’est dans le premier paragraphe que l’on fait l’entrée en matière, en rappelant une correspondance, une rencontre ou une conversation antérieure, par exemple.

Il faut entrer rapidement dans le vif du sujet; on évitera donc des formules comme Le but de la présente est de vous aviser que…, Nous vous écrivons aujourd’hui pour vous informer que…

L’introduction doit être simple :

Développement

Les paragraphes qui suivent l’introduction sont consacrés à l’exposé de chacune des idées, de préférence une idée par paragraphe. Il est important de relier soigneusement les différentes idées les unes aux autres par les charnières ou les mots de liaison appropriés (comme en effet, par ailleurs, par contre, cependant, néanmoins, d’une part, d’autre part, en plus, ainsi, donc, ensuite, à ce sujet, de fait).

Si la lettre a plus d’une page, on évite de couper le dernier mot de la première page. On évite également de mettre sur la dernière page uniquement la formule de salutation et la signature.

Conclusion

L’avant-dernier paragraphe, qui sert de conclusion, contient la synthèse de ce qui précède, et se termine par une demande, une proposition, une opinion, etc.., selon le cas :

Il arrive que la formule de salutation serve de conclusion lorsque la lettre est courte. On peut ajouter en début de phrase une mention du type Dans l’espoir de vous rencontrer bientôt, Dans l’attente de vos nouvelles… Il faut toutefois veiller, dans ce genre de phrase, à ce que le sujet de la proposition placée en tête de phrase soit le même que celui de la principale :

Salutation

La lettre se termine par une formule de politesse appelée salutation, dans laquelle on reprend la formule d’appel du début et qui varie en fonction de son destinataire. Voici quelques formules de salutation usuelles :

On trouve des renseignements plus détaillés sur les formules de salutation dans les articles suivants : FORMULES DE SALUTATION GÉNÉRALES, DIGNITAIRES FÉDÉRAUX (APPEL ET SALUTATION), CLERGÉ (APPEL ET SALUTATION) et FAMILLE ROYALE (APPEL ET SALUTATION).

Signature

Place de la signature

Dans une lettre, la signature figure généralement contre la marge de droite, au-dessous de la formule de salutation, alors que dans les notes de service elle se place indifféremment à gauche ou à droite.

Titre de fonction

En principe, le titre de fonction précède le nom du signataire, à moins qu’il ne figure déjà dans l’en-tête. Il s’écrit avec la minuscule initiale, mais l’article qui le précède prend la majuscule, de même que le nom du service. Cette mention est toujours suivie d’une virgule :

Le directeur des Communications,
(signature)
Jean Tremblay

Si le titre de fonction ne peut tenir sur une seule ligne, il n’est pas nécessaire de commencer la deuxième ligne en retrait :

La directrice de la Planification stratégique et
de la Gestion des ressources,
(signature)
Myriam Alarie

Si le signataire exerce les mêmes fonctions que d’autres membres du service, le titre de fonction vient après le nom du signataire :

(signature)
Louise Lafleur,
technicienne de laboratoire

Raison sociale

Si le nom de l’entreprise figure déjà dans l’en-tête de la lettre, il n’y a pas lieu de le répéter dans la signature. Le titre du signataire est suffisant.

Titre religieux ou grade

On omet le titre religieux (ou autre) ou le grade dans la signature, sauf dans une note de service. Dans ce cas, il est directement suivi du nom de la personne et n’est pas précédé de l’article :

Signature par délégation

Lorsque la personne qui signe une lettre agit officiellement au nom du supérieur dont elle est le fondé de pouvoir, elle doit faire précéder sa signature de la mention p.p. (par procuration) :

Le directeur des Communications,
p.p. (signature de Claudine Bourget)
Claudine Bourget

Si cependant la lettre est signée par une personne autre que celle qui détient le pouvoir de signature (un subordonné par exemple), la mention pour est indiquée devant le titre de fonction :

Pour la directrice des Services linguistiques,
(signature de Martin Léveillée)
Martin Léveillée

S’il est nécessaire d’écrire le nom de la personne pour laquelle on signe, on peut suivre la présentation suivante :

Pour le directeur général, Jean Tremblay,
(signature de Liette Laporte)
Liette Laporte,
adjointe administrative

Signature par intérim

Si le signataire occupe un poste à titre intérimaire, le titre de fonction doit en faire état, par exemple :

Le chef par intérim du Service à la clientèle,
(signature)
Mathieu Rochon

Signature double

La personne dont le niveau hiérarchique est le plus élevé signe à droite :

La secrétaire,
(signature)
Lyne Gosselin

La directrice,
(signature)
Chantale Benoît

Initiales d’identification

En règle générale, on indique à la fin de la lettre, contre la marge de gauche et à la hauteur de la signature, les initiales (prénom et nom) de la personne qui a rédigé la lettre – habituellement le signataire – et celles de la personne qui l’a tapée ou mise en page. On inscrit d’abord en majuscules les initiales de la première puis, en minuscules, après une barre oblique, les initiales de la seconde :

CB/lg

Pièces jointes

Lorsqu’on ajoute des documents à la lettre, on l’indique en écrivant Pièce jointe ou Pièces jointes, en abrégé P.j. ou p.j., au-dessous de la signature, contre la marge de gauche :

Copie conforme

Lorsqu’on tient à ce qu’une ou plusieurs personnes reçoivent des copies de la lettre, on utilise la mention Copie conforme. Cette mention peut être écrite au long ou sous la forme abrégée c.c., CC : ou Copie :, suivie du nom de la ou des personnes concernées. Elle se place au-dessous de la mention des pièces jointes :

Pagination

Lorsqu’une lettre comporte plus de deux pages, il est fortement recommandé de numéroter la deuxième page et, le cas échéant, les suivantes. On peut le faire de différentes façons : au haut de la page, au centre, ou bien dans l’angle supérieur droit. On peut aussi ajouter …2 ou …/2 dans l’angle inférieur droit de la première page pour annoncer que la lettre se poursuit à la page 2, et ainsi de suite pour les pages suivantes (…3 ou …/3, etc.).

Enveloppe

On reproduit sur l’enveloppe les éléments donnés dans la vedette, c’est-à-dire le nom et l’adresse du destinataire. Ces éléments, qu’on appelle la suscription, se mettent au-dessous et à droite du centre de l’enveloppe.

Les mentions Personnel ou Confidentiel, de même que les mentions d’acheminement Par avion, Recommandé, Par exprès s’écrivent en majuscules et se placent à gauche de la suscription. Quant à la mention À l’attention de, elle peut figurer au-dessus ou à gauche de la suscription. Toutes ces mentions peuvent être soulignées.

L’adresse complète de l’expéditeur se place dans l’angle supérieur gauche de l’enveloppe. Sur une enveloppe ou un colis, l’adresse s’écrit tout en majuscules. Pour en apprendre davantage à ce sujet, voir ADRESSE SUR UNE ENVELOPPE OU UN COLIS (RECOMMANDATION LINGUISTIQUE DU BUREAU DE LA TRADUCTION).

Modèle de lettre

FIP Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

PERSONNEL

Gatineau, le 10 février 2017
Monsieur Jérémie Labonté
Service de traduction
Défense nationale
5e étage, bureau 47
Édifice Major-Général-George-R.-Pearkes
101, promenade Colonel By
Ottawa (Ontario)  K1A 0N5

Objet : Stage de ressourcement

Monsieur,

 Conformément à ce qui a été convenu, le Service de la formation et de l’évaluation vous accueillera du 13 au 15 mars prochain à l’occasion d’un stage de ressourcement des traducteurs.

 Afin d’adapter le stage à vos besoins particuliers, nous vous demandons de bien vouloir nous faire parvenir, au plus tard le 20 février, les documents suivants :

 La formatrice communiquera avec vous avant le stage pour compléter le dossier. Par ailleurs, vous êtes prié de vous présenter à nos locaux à 9 h le lundi 13 mars.

 Les frais d’inscription seront facturés à votre organisme après la tenue de l’activité.

 Je vous remercie de faire appel à nos services. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi, au 819-953-4000.

Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

Le chef de la Formation et de l’Évaluation,

(signature)
Alain Gagnon

AG/am

p.j. Formulaire Profil du participant
c.c. Mme Lyne Laframboise, Formation et Évaluation

Renseignements complémentaires

Vous trouverez de plus amples renseignements sur la correspondance dans les articles suivants : ADRESSE (RÈGLES D’ÉCRITURE), ADRESSE SUR UNE ENVELOPPE OU UN COLIS (RECOMMANDATION LINGUISTIQUE DU BUREAU DE LA TRADUCTION), DATE (RÈGLES D’ÉCRITURE), FORMULES D’APPEL GÉNÉRALES et FORMULES DE SALUTATION GÉNÉRALES.