La langue administrative étant fondée sur la responsabilité, le pronom on n’y occupe pas une place de choix parce qu’il est vague et indéterminé.

On peut lui préférer le je ou le nous, ou le remplacer par un collectif :

On peut aussi lui substituer une formule impersonnelle ou passive (mais sans en abuser) :

On évite d’employer le pronom on pour désigner des personnes antérieurement déterminées, car la clarté peut en souffrir.

L’emploi de on et de nous comme sujets pour désigner les mêmes personnes dans un même texte est aussi à éviter, pour la même raison.