(L'Actualité terminologique, volume 4, numéro 5, 1971, page 2)

Memorandum, voilà un mot anglais bien familier dans les administrations et les entreprises. La tentation est forte de le rendre en français par « mémorandum » puisqu’on a tôt fait de le recouvrir d’une livrée française : il suffit de l’accent aigu. Le tour est vite joué, mais c’est le plus souvent à soi-même qu’on le joue.

Voyons ce que signifie memorandum. Consultons, pour cela, Webster. Nous retenons les sens qui intéressent notre propos.

  1. An informal record of something that one wishes to remember or preserve for future use : a note to help or jog the memory : one of the notes in a diary;
  2. Memento, reminder;
  3. An informal diplomatic communication;
  4. A usually brief informal communication typically written for interoffice circulation on paper headed memorandum.

Le survol des quatre significations permet de relever quatre équivalents suggérés par l’anglais (on a déjà vu combien la définition du mot anglais dans Webster est une riche source de mots français – L’Actualité terminologique, mars 1968) : note, rappel (reminder), communication, note de service, mémorandum.

Pour le français, commençons par le dernier équivalent en nous reportant à nos dictionnaires français usuels.

Mémorandum. Note diplomatique contenant l’exposé sommaire de l’état d’une question (Petit Larousse). Note qu’on prend d’une chose qu’on ne veut pas oublier (G.L.E. et Petit Robert).

Ces deux sens français correspondent donc au 1er et au 3e de Webster.

Revenons maintenant au premier relevé : note.

Note. Brève communication; exposé succinct : Une note de service (G.L.E.). Brève communication écrite. Faire passer une note. Note officielle (signée). Note de service. Note diplomatique. Note verbale, confidentielle (non signée) (Petit Robert). Brève communication écrite faite à un service, à une ambassade, etc. : Faire passer une note dans tous les services. Une note diplomatique. Une note officielle du gouvernement français (syn. : MÉMORANDUM) (D. du français contemporain).

Notre note correspond au 3e et au 4e sens de Webster.

Mémento. Note, marque destinée à rappeler le souvenir d’une chose passée ou à faire (Petit Robert).

Rappel. Ce qui rappelle, renouvelle, fait revivre une chose (G.L.E.).

Communication. La chose que l’on communique (Petit Robert). Avis, renseignement, information (G.L.E.).

Résumé

  1. diplomatie – mémorandum; note diplomatique
  2. remémorisation (pour soi) – mémorandum; mémento; note
  3. remémorisation (pour autrui) – rappel; note
  4. communication brève (à une personne) – note
  5. exposé succinct (à une personne) – note
  6. communication à un service – note
  7. communication à plusieurs subordonnés – note de service
  8. communication entre services – note interservices
  9. communication – communication; note
  10. communication dont la copie, portant réponse, doit revenir à l’émetteur (round trip memorandum) – bulletin de correspondance

Note et note de service

« Une note, écrit Robert Catherine (Le Style administratif, p. 161, nouvelle édition), est un document traitant d’une affaire courante qu’on adresse soit à un supérieur hiérarchique, un collègue ou un subordonné, soit à un service central relevant du même département ministériel ou de la même préfecture » (le lecteur aura fait les adaptations à la situation canadienne).

La note, dont la transmission est normalement descendante, intervient aussi dans les relations horizontales (interservices) et verticales (avec supérieurs hiérarchiques). La note remplace la lettre entre fonctionnaires d’une même administration centrale. La note se désigne « note » (memorandum) :

Note
pour M. le Directeur du Personnel
(destinée à un supérieur)

ou

Note
pour M. Durand
(destinée à un proche collaborateur
ou à un subordonné)

(À noter que c’est la préposition « pour » et non « à » qui suit le mot « note ». On n’écrira pas : « Note aux employés » ni « Note au Ministre ».)

Si la note est destinée à un fonctionnaire relevant d’une autre autorité administrative, il faut ajouter sous couvert de. Ainsi :

Note

pour M. X. …

Sous couvert (S/c) de M. le Directeur de …

Quand la note s’adresse à plusieurs subordonnés (de l’organisation interne), elle devient une « note de service ».

Plus le destinataire d’une note est élevé dans la hiérarchie, plus la note se fait concise. « Un ministre, écrit Robert Catherine, n’a pas le temps de tout lire. »

La « concision » de la note est chose relative. Il ne faut pas s’imaginer qu’elle consiste nécessairement dans quelques mots seulement. Si l’affaire qu’elle résume est considérable, la note pourra couvrir plusieurs feuillets.

Il ne faut pas s’y laisser prendre et traduire mémorandum, en contexte administratif, par « mémoire ». L’usage n’a pas fait de « mémoire » un synonyme de « note » ni de « note de service ».