Heather Matsune
(L'Actualité langagière, volume 6, numéro 1, 2009, page 17)

L’efficacité visuelle d’un document ne se résume pas à des images accrocheuses. Les titres et les sous-titres vous permettront de faire ressortir la structure, et vos lecteurs disposeront des points de repère nécessaires pour trouver rapidement l’information qu’ils cherchent. Voici quelques conseils pour faire bon usage des titres et des sous-titres.

Organisez vos idées

Lorsque vous organisez vos idées, commencez à hiérarchiser vos titres et sous-titres : divisez votre contenu selon les principaux sujets à aborder, puis créez un titre pour chaque sujet. Divisez ensuite chaque sujet en blocs d’information logiques et cohérents, et donnez un sous-titre à chaque bloc. Si vous avez l’habitude d’établir un plan avant de rédiger, l’opération est simple : vous n’avez qu’à insérer dans votre document les titres et les sous-titres figurant dans votre plan. Si vous déterminez quelles seront les différentes sections de votre document avant de rédiger, vous aurez une meilleure idée de l’information à transmettre aux lecteurs.

Hiérarchisez vos titres et sous-titres

Un document comporte habituellement un titre et de trois à cinq sous-titres. Essayez d’utiliser moins de six niveaux de titres. Si votre hiérarchie de titres et de sous-titres est difficile à suivre, réorganisez le contenu de votre document. Rien ne vous empêche de transformer les sous-sections volumineuses en sections distinctes.

Style des niveaux de titres

Chaque niveau de titre a son propre style qui se définit généralement par la police, le style de la police (gras, italique), la taille des caractères, l’interlignage (simple, 1,5) et l’alignement (à gauche, centré). Ces styles aident les lecteurs à repérer rapidement les différents niveaux de titres. Appliquez les styles uniformément dans l’ensemble du document pour que vos lecteurs puissent survoler facilement l’information présentée.

La plupart des logiciels de traitement de textes proposent des styles par défaut pour les niveaux de titres. Certains utilisent des polices différentes pour chaque niveau; d’autres utilisent la même police, mais modifient la taille des caractères ou le style de la police selon les niveaux. Vous pouvez aussi définir vos propres styles.

Les logiciels de traitement de textes permettent de choisir parmi une vaste gamme de polices, mais limitez-vous à deux ou trois polices différentes dans un même document. En fait, vous pouvez généralement vous en tenir à une seule police facile à lire, comme Arial ou Verdana. Voici un ensemble de styles que vous pouvez utiliser sans changer la police :

Type Taille Style de police Alignement
Titre 18 points gras gauche
Niveau 1 16 points gras gauche
Niveau 2 14 points gras gauche
Niveau 3 12 points gras gauche
Niveau 4 10 points gras gauche

Choisissez bien vos mots

Les titres et les sous-titres doivent être informatifs et précis, sans être aussi détaillés que le texte qui les suit. Essayez de les faire tenir sur une seule ligne.

Choisissez le bon type de titre

La plupart des titres et des sous-titres se présentent sous forme de question ou d’énoncé, ou ne comportent qu’un mot.

Titre sous forme de question

Ce type de titre ou de sous-titre est très efficace si vous pouvez anticiper les questions du lecteur. Par exemple, un titre comme « Que dois-je faire si j’oublie mon mot de passe? » permet de fournir des informations très précises. Le modèle question-réponse est aussi facile à consulter. Évitez les titres ou sous-titres sous forme de question si la réponse comporte un seul mot.

Titre sous forme d’énoncé

Ce type vous permet également de fournir des informations très précises, mais il est moins facile à consulter que le modèle question-réponse. En effet, un titre comme « Obtenir un nouveau mot de passe » est précis, mais moins accrocheur qu’une question.

Titre comportant un seul mot

Les titres ou les sous-titres ne comportant qu’un mot peuvent être vagues. Assurez-vous donc que le sens du mot utilisé est clair dans son contexte et que le lecteur pourra facilement établir un lien entre le titre ou le sous-titre et le texte qui le suit. Par exemple, évitez les titres vagues comme « Renseignements » ou « Questions ».

Appliquez les normes de rédaction technique

Peu importe la nature des documents que vous rédigez, ils doivent être cohérents et concis, et le ton employé, direct et personnel. De plus, si vous êtes un rédacteur technique, vous devez respecter des normes de rédaction des titres et des sous-titres.

Documents techniques

Les titres et les sous-titres des documents décrivant une procédure commencent habituellement par un verbe à l’infinitif. Les titres commençant par un verbe à l’impératif sont également acceptables. Par exemple, le titre « Créer (ou créez) un mot de passe temporaire » respecte les normes de rédaction technique.

Documents non techniques

Bien qu’il n’y ait pas de règle précise, vous pouvez rendre vos documents plus lisibles en formulant les titres et les sous-titres de même niveau selon le même modèle. Par exemple, vous pourriez utiliser des sous-titres présentés sous forme de question pour le niveau 1, des énoncés pour le niveau 2 et des sous-titres commençant par un verbe à l’impératif pour le niveau 3 :

Vos enfants font-ils assez d’exercice?

Les bonnes habitudes s’acquièrent jeune

Encouragez vos enfants à pratiquer un sport
Rendez vos documents attrayants

Pour être efficace visuellement, un document doit comprendre au moins 50 % d’espace blanc.

Alignez vos titres à gauche et évitez d’écrire tout en majuscules

Les titres principaux sont les seuls titres qui sont parfois centrés dans la page. Toutefois, en communication claire et efficace, on tend de plus en plus à les aligner à gauche.

Rédigez des documents faciles à lire

Un lecteur a plus de facilité à lire un document tout aligné à gauche qu’un document dont les titres et les sous-titres sont centrés. En alignant tout à gauche, paragraphes, titres et sous-titres, vous évitez d’interrompre le rythme de la lecture. De plus, l’alignement à gauche permet de maximiser l’espace blanc du côté droit de la page.

Il est également plus facile de lire des titres ou des sous-titres qui sont en minuscules. Les mots écrits tout en majuscules ralentissent la lecture, car ils sont plus difficiles à déchiffrer et sont perçus par les lecteurs comme de LONGUES SÉRIES DE LETTRES.

Évitez la confusion

Écrire tous les mots d’un titre ou d’un sous-titre en majuscules peut semer la confusion chez le lecteur. À titre d’exemple, prenons le titre suivant : SOUMETTRE LE FORMULAIRE D’APPROBATION AU SERVICE DES COMMUNICATIONS. Si vous deviez rédiger un document à partir de ce titre ou traduire un document semblable, vous ne sauriez dire si les mots « formulaire » et « service » font partie ou non d’une appellation officielle. Doivent-ils prendre la majuscule initiale dans le corps du texte? Lorsqu’un titre ou un sous-titre est en minuscules, le lecteur n’a pas besoin de conclure par déduction, car les majuscules initiales sont visibles : Soumettre le Formulaire d’approbation au Service des communications. Les titres et les sous-titres écrits en minuscules permettent de réduire le temps de recherche et d’éviter les erreurs.

Laissez du blanc autour des titres et des sous-titres

N’augmentez pas la taille de la police de façon qu’un titre ou un sous-titre prenne une ligne entière. Laissez beaucoup d’espace blanc. Cela aidera vos lecteurs à parcourir facilement votre document et évitera que votre texte soit trop dense.

Règles d’espacement
Produisez des documents efficaces

Planifier, concevoir et rédiger des documents clairs et efficaces exige beaucoup de travail. Ultimement, ce sont vos lecteurs qui profiteront de vos efforts. Donc, si vous créez un document de grande qualité, réutilisez-le comme modèle dans vos projets futurs. Si votre équipe comprend des infographistes ou des experts de l’éditique, demandez-leur de vous aider. À long terme, vous aurez des documents dont la présentation est uniforme en plus de gagner du temps et d’économiser de l’argent.