Réunion : rédaction du compte rendu

Sur cette page

• Généralités sur la rédaction du compte rendu
• Éléments à inclure dans le compte rendu
• Principes et conseils de rédaction
• Renseignements complémentaires

Généralités sur la rédaction du compte rendu

Le compte rendu se veut un résumé factuel de ce qui s’est passé pendant une réunion. Il doit faire état de tous les renseignements importants dont il a été question : points abordés, propos tenus, décisions prises, suivis à faire, mesures à prendre, etc. Il doit uniquement contenir les faits essentiels et ne pas trop entrer dans les détails.

Certaines organisations disposent d’un modèle de compte rendu dans lequel l’information peut être présentée notamment dans un tableau, des listes à puces ou des listes numérotées. Si un tel modèle existe au sein d’une organisation, il convient de l’utiliser. Sinon, il existe sur le Web bon nombre de modèles pouvant répondre aux divers besoins des organisations.

Remarque : Il y a une légère différence entre un compte rendu et un procès-verbal, le premier ayant un caractère moins officiel que l’autre. Pour des précisions, voir l’article Procès-verbal, compte rendu.

Éléments à inclure dans le compte rendu

Au début du compte rendu, on inscrit les éléments suivants, selon le cas :

• le titre de la réunion et le nom du comité, du groupe ou de l’équipe qui tient la réunion;
• la date, l’heure et le lieu de la réunion;
• le type de réunion (réunion hebdomadaire, réunion spéciale, etc.);
• le nom de la personne qui préside la réunion (cette information se trouve parfois dans le corps du texte);
• le nom des personnes présentes, absentes et invitées ainsi que des organisations représentées;
• le nom de la personne qui rédige le compte rendu;
• le résultat de la vérification du quorum;
• l’ordre du jour (s’il est court et qu’il n’a pas été distribué à l’avance),

Dans le corps du texte ou dans le tableau du compte rendu, on inscrit les éléments suivants, selon le cas :

• l’heure du début de la réunion;
• les points dont il a été question, dans l’ordre dans lequel ils ont été abordés (même si cela ne correspond pas exactement à ce qui figure dans l’ordre du jour);
• les propositions ou motions, le nom des personnes qui en sont à l’origine et les décisions prises à cet égard (adoption ou rejet);
• les mesures à prendre et le nom des personnes qui doivent donner suite aux décisions qui ont été prises;
• la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion;
• l’heure de la fin de la réunion.

Certains documents (rapports, propositions, etc.) peuvent être annexés au compte rendu.

Principes et conseils de rédaction

Voici quelques principes et conseils visant à faciliter la rédaction d’un compte rendu informatif, objectif, clair et concis.

Désignation des participants et participantes

Selon le contexte, on désigne les participants et participantes soit par leur nom de famille précédé de leur titre de civilité (contexte formel), soit par leur prénom (contexte informel ou familier) :

• Mme Sinclair explique en détail le processus menant à la création d’un mémoire au Cabinet.
• Sabrina dit avoir abordé avec Maxime la question des graffitis.

Pour des précisions sur les titres de civilité, voir l’article Titres de civilité (monsieur, madame, maître, etc.).

Il est aussi possible de désigner les participants et participantes par leur rôle au sein du comité :

• La présidente du groupe de travail présente l’ordre du jour.
• Le trésorier demande des précisions concernant l’échéancier.

Employer le discours indirect

Dans le compte rendu, il faut rapporter l’essentiel des propos dans un style neutre plutôt que de tout écrire mot à mot. On emploie donc le discours indirect plutôt que d’intégrer des citations. Par conséquent, l’emploi du je et du nous est très rare.

• M. Ramirez précise que les membres du personnel seront sur place le jour du vote. (Et non : M. Ramirez précise : « Les membres du personnel seront sur place le jour du vote. »)
• Le représentant de l’entreprise se dit d’accord avec les membres du personnel. (Et non : Le représentant de l’entreprise dit : « Je suis d’accord avec les membres du personnel. »)

Rédiger au présent

Dans le compte rendu, quand on rapporte les propos d’une personne ou qu’on relate le déroulement de la réunion, on utilise le présent de l’indicatif :

• La présidente du comité souhaite la bienvenue aux membres. (Et non : La présidente du comité a souhaité la bienvenue aux membres.)
• Les membres s’entendent pour remettre l’examen de ce point à la prochaine réunion. (Et non : Les membres se sont entendus pour remettre l’examen de ce point à la prochaine réunion.)

Toutefois, quand il est question d’un événement qui a déjà eu lieu ou qui aura lieu plus tard, on peut employer le passé composé ou le futur :

• Chantal explique que le projet a pris du retard.
• M. Sanchez fournit des détails sur l’exercice qui a eu lieu le jeudi précédant la rencontre.
• Mme Fortin précise que les nouveaux ordinateurs seront installés lundi.
• La Direction des approvisionnements aura besoin d’un ou une responsable des finances.

Aller à l’essentiel

Le compte rendu doit être concis. Il faut donc aller à l’essentiel et ne pas fournir de renseignements superflus. Par exemple, on doit éviter de mettre trop de précisions concernant les documents joints au compte rendu ou d’autres documents complémentaires, puisque les membres pourront en prendre connaissance à leur guise.

Éviter de formuler des opinions

Le compte rendu doit être factuel et s’en tenir à ce qui a été dit et décidé. Il faut donc faire preuve de jugement et éviter d’y formuler des opinions ou des interprétations subjectives.

Rédiger les décisions avec discernement

Contrairement aux autres éléments du compte rendu, les propositions, motions et décisions doivent être présentées de façon détaillée. Dans certains cas, on peut expliquer le contexte les entourant et les raisons qui en sont à l’origine.

Faire preuve d’uniformité

Il faut faire preuve d’uniformité dans la rédaction du compte rendu. Il convient notamment de reprendre les points à l’ordre du jour tels quels.

Renseignements complémentaires

• Procès-verbal, compte rendu
• Titres de civilité (monsieur, madame, maître, etc.)