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Le breffage : l'art de bien orienter votre rédacteur

2013-08-19

Le principal matériau avec lequel le rédacteur est appelé à travailler est l'information. Qui est son client? Quels sont ses objectifs de communication? Par quels canaux communique-t-il? À qui s'adresse-t-il? Qui sont ses concurrents? Autant de renseignements incontournables sur lesquels le rédacteur s'appuie pour structurer les idées, établir un argumentaire, choisir ses mots, déterminer le ton d'un texte. Voilà pourquoi une collaboration réussie entre le rédacteur et son client repose en partie sur leur capacité à se mettre au diapason. La clé? Un breffage de qualité. Qu'on l'appelle « document synthèse », « briefing », « document d'orientation », l'objectif est toujours le même : donner au rédacteur les renseignements et une connaissance suffisante de son mandat et de son client pour rédiger un texte qui soit optimal.

Un investissement rentable

Certes, rédiger un document de breffage demande au client du temps et de la rigueur. À l'ère où tout va vite et où les organisations misent sur la productivité, consacrer de précieuses minutes à réfléchir et à planifier le travail de son rédacteur peut parfois être considéré comme un luxe.

Pourtant, tous les rédacteurs et plusieurs de leurs clients le confirmeront : un breffage bien préparé vaut son pesant d'or. Lorsqu'il est suffisamment clair et étoffé, le document de breffage permet au rédacteur de s'imprégner de la réalité de l'organisation qui fait appel à ses services et de connaître les objectifs de communication. Résultat : des textes plus fluides qui sauront rejoindre leurs destinataires.

Par le breffage, le rédacteur et son client collaborent sur une base commune. Comme le client peut y préciser sa pensée et ses objectifs dès le départ, et non au fur et à mesure que le projet avance, le breffage permet de gagner du temps. Et souvent beaucoup de temps.

Un net avantage financier pour le client, puisque le temps de rédaction, les inévitables allers et retours pour apporter des modifications aux textes, les corrections et les rondes de consultations sont réduits à leur plus simple expression. Un gain de temps qui se reflétera nécessairement sur la facture.

Aller à l'essentiel…

Si le breffage vient avec nombre d'avantages, encore faut-il savoir comment le présenter et de quoi il est constitué. D'emblée, mentionnons qu'il donne, à l'écrit, l'information essentielle sur le mandat confié au rédacteur et sur les résultats attendus.

Dans un monde idéal, après avoir fourni le document de breffage, le client devrait rencontrer le rédacteur ou, minimalement, discuter avec lui au téléphone, pour lui donner davantage d'explications. Le fait de rédiger un document est en soi une bonne préparation et permet au client de préciser sa pensée, de dégager une vision claire de son projet, d'établir des objectifs précis et mesurables.

Les éléments essentiels qui inspireront le rédacteur et qui lui permettront de bien comprendre le contexte et les objectifs de la communication devraient figurer sur deux ou trois pages.

Parmi les renseignements indispensables :

  • Le contexte du projet : problème, objectifs, messages clés, idées principales, canaux de communication (web, électronique, support papier, allocution, etc.);
  • Le positionnement de l'organisation : identité, valeurs, concurrence, marque, axe de communication, etc.;
  • Les publics visés : caractéristiques, attentes, action ou attitude attendue de leur part;
  • Délai de réalisation, nombre de mots, format et toute contrainte éditoriale.

… et aller un peu plus loin

L'idéal consiste donc à aller droit au but. Inutile d'encombrer l'esprit du rédacteur de renseignements plus ou moins pertinents. Les mots-clés à garder à l'esprit : clarté et simplicité.

Néanmoins, si certains documents peuvent favoriser la compréhension du rédacteur, lui permettre de s'approprier des connaissances au sujet de l'organisation et de son secteur d'activité, on peut aussi les joindre en annexe.

Par exemple, les documents suivants peuvent être particulièrement utiles :

  • Des documents produits par l'organisation et par ses concurrents (communiqués de presse, rapports, rapports annuels, brochures, allocutions);
  • Des exemples de textes réussis;
  • Un plan de communication ou un plan marketing;
  • Des maquettes, photos, cartes.

Après avoir pris connaissance du document de breffage, le rédacteur devrait savoir exactement quel est le travail à accomplir.

Questionner, échanger, dialoguer

Il n'est pas toujours facile pour un donneur d'ouvrage de savoir quelle information transmettre au rédacteur. Cela est d'autant plus vrai lorsque la collaboration s'amorce. Avant de rédiger le document de breffage, le client peut demander au rédacteur quels sont ses besoins et quels renseignements lui seront les plus utiles pour réaliser le travail. Expert dans son domaine, le rédacteur est aussi de bon conseil pour accompagner son client dans la démarche préparatoire. Un aspect lui échappe? Il posera les questions nécessaires jusqu'à ce qu'il s'approprie les idées de façon à pouvoir les traduire à l'écrit.

Bien qu'il nécessite qu'on lui accorde du temps, le breffage est le dénominateur commun qui permet au rédacteur et à son client de collaborer efficacement. Plus encore, il est la base sur laquelle la communication est appelée à s'édifier. Autant se donner des bases solides.